Hoe Gemeentelijk Vastgoed Amsterdam grip kreeg op elektrotechnische veiligheid

Bij de directie  Gemeentelijk Vastgoed van de gemeente Amsterdam, verantwoordelijk voor honderden panden, stond elektrotechnische veiligheid lang niet hoog genoeg op de agenda. Dat veranderde drastisch toen een vernieuwend beleid werd ontwikkeld, gericht op praktische toepasbaarheid en juridisch verantwoorde borging.

In dit artikel delen Jaap de Groot (Beleidsadviseur), Martin de Blom (Adviseur Elektrotechniek) en Paul de Ruiter (Projectleider Installaties) hun ervaringen over hoe dit traject werd vormgegeven en wat het heeft opgeleverd. Inmiddels is het beleid bekrachtigd door de directie van Gemeentelijk Vastgoed, en hoewel de implementatie nog in volle gang is, biedt het traject al waardevolle lessen. Het project werd begeleid door beleidsadviseurs van Elektroraad, specialist op het gebied van elektrotechniek, met oog voor de juridische aspecten.

De noodzaak van een structureel beleid en de praktische gevolgen als dit ontbreekt

Het programma Veilig Vastgoed bestaat nu twee jaar. Het programmateam  bestaat uit negen personen uit de teams van assetmanagement, beheer en onderhoud, bouwmanagement, communicatie, en het meldpunt voor onderhoudsstoringen. “Vanuit dit team werd al snel de conclusie getrokken dat onbekend is wat onze rol als eigenaar, verhuurder en gebruiker is.” Zegt Jaap.

Voordat het nieuwe beleid werd ingevoerd, was er binnen de directie geen eenduidige aanpak voor elektrotechnische veiligheid. Keuringen volgens NEN 3140 werden wel uitgevoerd, maar de opvolging liet te wensen over.

Dit gebrek aan structuur bracht risico’s met zich mee, niet alleen voor de elektrotechnische veiligheid maar ook juridisch. “Het besef dat de verantwoordelijkheid altijd bij Gemeentelijk Vastgoed ligt, was een belangrijke wake-upcall,” voegt Martin toe. “We kunnen niet alles bij opdrachtnemers neerleggen” zegt ook Paul.

Een partner die verder kijkt

Bij het zoeken naar een externe partner koos Gemeentelijk Vastgoed uiteindelijk voor Elektroraad. Volgens Jaap sloot de aanpak van Elektroraad het beste aan bij de behoeften van Gemeentelijk Vastgoed omdat ze een juridisch kader boden dat hielp risico’s beter te begrijpen en af te dekken.

Belangrijke eyeopeners

Tijdens het project kwamen enkele cruciale inzichten naar voren. “De eerste grote les was dat elektrotechnische veiligheid niet alleen om techniek gaat,” vertelt Jaap. “Het gaat ook om interne afspraken: wie is waarvoor verantwoordelijk, en hoe borg je dat?”

Een andere belangrijke eyeopener was het juridische aspect. Paul: “Eerlijk gezegd denk ik dat we die zorgplicht onvoldoende serieus namen. Het leek soms alsof de verantwoordelijkheid werd neergelegd bij de leverancier.” Ons idee was: “We besteden het werk uit aan een expert, dus de zorgplicht ligt bij de leverancier. Maar dat is een verkeerde gedachte. Natuurlijk draag je een deel van de verantwoordelijkheid over, maar je kunt niet alles zomaar bij een ander neerleggen. Je blijft als organisatie eindverantwoordelijk.”

Draagvlak als sleutel tot succes

Een essentieel onderdeel van het traject was het creëren van draagvlak binnen de organisatie. De collega’s werden daarom al vroeg in het traject betrokken en geïnformeerd.  “En ik denk dat het nieuwe beleid de collega's enorm helpt, want uiteindelijk maakt het hun werk duidelijker. Zo  kunnen we ook het MT en de directie geruststellen dat we veiliger werken en conform wet- en regelgeving opereren. We doen geen dingen die we niet kunnen verantwoorden.” gaat Jaap verder.

Van plan naar praktijk

Het traject begon met het opstellen van een adviesrapport waarin de organisatie in kaart werd gebracht en de kaders werden geschetst hoe je het elektrotechnisch veiligheidsbeleid voor Gemeentelijk Vastgoed zou kunnen inrichten. Nadat er overeenstemming was bereikt over deze kaders heeft Elektroraad, met input vanuit de werkgroep, de beleidsverklaring en een gedetailleerd beleidsplan opgesteld. Tot slot volgde de uitwerking van de operationele middelen.  

Nadat de beleidsstukken waren goedgekeurd door de directie, begon in samenwerking met Elektroraad de implementatiefase. Hierbij richt Gemeentelijk Vastgoed zich op praktische ondersteuning en opleidingen van de medewerkers

Als onderdeel van de gemeente Amsterdam heeft Gemeentelijk Vastgoed ook rekening te houden met de interne samenwerkingspartners die betrokken zijn bij de portefeuille. Het is belangrijk dat er met die directies goede afspraken worden gemaakt over de gedeelde verantwoordelijkheden.

Toekomstperspectief

Hoewel het implementatietraject nog niet is afgerond, wordt er al gekeken naar de volgende stappen. Alle betrokkenen zien mogelijkheden om het elektrotechnisch veiligheidsbeleid uit te breiden naar andere gemeentelijke afdelingen.

Jaap is optimistisch: “Het beleid is nu goed onderbouwd, en we hebben een duidelijk plan voor de toekomst. We zijn nog niet klaar, maar de basis is gelegd”.

Conclusie

Het project bij de afdeling Gemeentelijk Vastgoed van de gemeente Amsterdam toont aan hoe een gestructureerde samenwerking met een specialist als Elektroraad kan leiden tot duurzame verbeteringen. De focus op juridisch én praktisch toepasbare oplossingen zorgt ervoor dat Gemeentelijk Vastgoed in compliance is ten aanzien elektrotechnische veiligheid in het kader van wet- en regelgeving en de daaruit voortkomende zorgplicht ingevuld heeft.